انواع ارتباطات سازمانی

ارتباطات، یکی از جنبه‌های بسیار مهم در هر سازمانی است. این امر در میان نهادهای تجاری، گروه‌های مختلف کارمندان، خریداران و فروشندگان، ارائه دهندگان خدمات و مشتریان، فروشندگان و خریداران احتمالی، و در سازمان و با مطبوعات صورت می‌گیرد. ارتباطات می‌تواند داخلی، خارجی، صعودی، رو به پایین، رسمی، غیررسمی، جانبی، تعاملی یا جمعی باشد.

ارتباطات داخلی

ارتباطات داخلی در سازمان یا گروه – بین گروه‌های مختلف کارمندان یا بین کارفرمایان و کارمندان صورت می‌گیرد. می‌تواند شفاهی یا نوشتاری، دیداری یا سمعی و بصری، رسمی‌ یا غیر رسمی‌و رو به بالا یا پایین باشد. ارتباطات داخلی در خدمت اطلاع رسانی، آموزش، توسعه، ایجاد انگیزه، ترغیب، سرگرمی، هدایت، کنترل و … در سازمان است.

هنگامی‌که نامه شخصی در یک آدرس رسمی‌نوشته می‌شود، علاوه بر نوشتن نام مخاطب، روی پاکت نامه “خصوصی” یا “محرمانه” نوشته می‌شود تا ماهیت ارتباط را نشان دهد. دانش، مهارت‌ها، جهت‌گیری هدف، به اشتراک گذاشتن دغدغه‌های شرکت، بررسی و نظارت، ارزیابی عملکرد، مشاوره و آموزش از جمله موضوعاتی هستند که ارتباطات داخلی به آنها می‌پردازد.

ارتباطات خارجی

برخلاف ارتباطات داخلی، ارتباطات خارجی به سمت بیرون جریان دارد و به افراد خارج از سازمان، مانند مشتریان احتمالی، رقبا، مردم، مطبوعات، رسانه‌ها و دولت می‌پردازد. ارتباطات خارجی می‌تواند به طرق مختلف و از طریق کانال‌های مختلف صورت گیرد.

نامه‌ها، اطلاعیه‌ها، بروشورها، تماس‌های تلفنی، جلسات کاری، بیانیه‌های مطبوعاتی، کنفرانس‌های مطبوعاتی، ارائه‌های سمعی و بصری، رویدادهای معرفی محصول فیلم‌های تبلیغاتی و تبلیغات همگی نمونه‌هایی از ارتباطات خارجی هستند. توجه به این نکته حائز اهمیت است که عامل یا شخص خارجی که از طریق چنین ارتباطی مورد هدف قرار می‌گیرد، اغلب بر اساس چنین ارتباطی تصویر یا تصوری را شکل می‌دهد و بنابراین بسیار ضروری است که در شفاف، قابل فهم و جذاب کردن آن دقت کافی صورت گیرد.

ارتباطات صعودی

سازمان‌های بزرگ دارای سطح یا سطوح سلسله مراتبی متفاوتی هستند. بانک‌ها، شرکت‌های مالی، شرکت‌های بیمه، راه‌آهن و سایر سازمان‌های مردم‌محور معمولاً ساختاری سه یا چهار لایه دارند. فرآیند ارتباط برای کامل و مؤثر بودن باید همه این سطوح را در بر گیرد. ارتباط صعودی ارتباطی است که به سمت بالا حرکت می‌کند، یعنی از سطوح پایین به بالا در سلسله مراتب.

هر ارتباطی که از کارمندان به سرپرستان، سرپرستان به مدیران، مدیران به مدیران اجرایی، مدیر منطقه ای به مدیر کل و غیره منتقل می‌شود، ممکن است به عنوان ارتباطات صعودی طبقه‌بندی شود. به همین ترتیب، ارتباط از شعب به دفاتر منطقه‌ای ، دفاتر منطقه ای به دفتر مرکزی به عنوان ارتباط صعودی شناخته می‌شود. پیشنهادات کارکنان، گزارش‌های بازار، گزارش‌های عملکرد، بازخورد در مورد محصولات جدید و درخواست‌ها برای تسهیلات یا دستورالعمل‌ها همگی نمونه‌هایی از ارتباطات صعودی هستند.

ارتباط رو به پایین

ارتباطات رو به پایین از بالا به پایین حرکت می‌کند، یعنی از مدیر عامل به سمت معاونان، از طریق مدیران ارشد به کارمندان سطح پایین تر، از دفتر کنترل تا شعبه، از رئیس بخش تا رئیس واحد سفر می‌کند. اهداف شرکت، اولویت‌های تجاری، نامه‌های انگیزشی، دستورالعمل‌های مربوط به کار، خبرنامه‌ها، نامه‌های میز مدیر عامل/مدیر کل، همگی نمونه‌های معمولی از ارتباطات رو به پایین هستند.
ممکن است ارتباطی وجود داشته باشد که هم به سمت بالا و هم به سمت پایین حرکت می‌کند. نمونه بارز آن، بودجه ریزی عملکرد است که یک فرآیند دو طرفه است.

ارتباطات رسمی

به منظور اطمینان از ارتباطات به صورت مداوم، سازمان‌ها سیستم‌های رسمی ‌را توسعه می‌دهند. جلسات کارکنان، جلسات مدیریت اتحادیه، کنفرانس‌های مدیران شعب، جلسات بررسی فروش دوره‌ای و جلسات مشتریان نمونه‌هایی هستند که ارتباطات رسمی‌ را تسهیل می‌کنند.

ارتباطات رسمی‌ عموماً از یک الگوی سلسله مراتبی و دوره‌ای کاملاً تعریف شده پیروی می‌کند. یادداشت‌ها، بخشنامه‌ها، دستورالعمل‌ها، شفاف‌سازی‌ها، موافقت‌نامه‌ها و گزارش‌ها از جمله کانال‌هایی هستند که جریان ارتباطات رسمی ‌را در سازمان‌های تجاری تسهیل می‌کنند.

ارتباطات غیر رسمی

این نوع ارتباط به صورت بدون ساختار و خارج از تالارهای گفتگوی رسمی ‌صورت می‌گیرد. عنصری از خودانگیختگی در این ارتباط وجود دارد. ارتباطات غیررسمی ‌در سازمان‌های کوچک‌تر به‌خوبی کار می‌کند. بیشتر در موقعیت‌هایی استفاده می‌شود که در آن هیچ ردیف سلسله مراتبی سفت و سختی وجود ندارد.در حالی که ساختار رسمی‌ارتباطات در سازمان‌های بزرگ ضروری است، اما این غیررسمی‌بودن است که به حفظ جهت‌گیری هدف در واحدهای کوچک و خوش‌بافت کمک می‌کند. ارتباط غیررسمی ‌از طریق چت، گفتگو، گفتگوهای غیررسمی‌و مواردی از این دست صورت می‌گیرد.

ارتباط جانبی

ارتباط جانبی عموماً در یک سازمان صورت می‌گیرد و نه رو به بالا و نه رو به پایین است. به صورت افقی پیش می‌رود و در بین افراد برابر و در سطح همتا انجام می‌شود. همچنین ممکن است به عنوان ارتباط در سطح همتا توصیف شود.

هر ارتباطی که به صورت شفاهی یا کتبی، از یک رأس شاخه به شاخه دیگر، از یک رأس بخش به سر دیگر، از یک سر گروه به دیگری صورت می‌گیرد، شاید به عنوان ارتباط جانبی توصیف شود. نکته مهمی‌که در چنین ارتباطی قابل توجه است این است که تفاوت چندانی از نظر سطوح سلسله مراتبی یا موقعیت فرستنده و گیرنده وجود ندارد.

ارتباطات تعاملی

ارتباط تعاملی اساساً یک فرآیند دو طرفه است. از طریق جلسات، کنفرانس‌ها، کنفرانس‌های تلفنی، ارائه‌های چند رسانه‌ای، بحث‌های گروهی و سایر تبادلات فعال دوطرفه انجام می‌شود. ارتباط تعاملی زمانی مناسب است که پیام یا موضوع باید به طور طولانی ارائه شود، به عنوان مثال، در جلسات عملی، بحث‌های مطالعه موردی، و تدوین استراتژی. هنگامی‌که بسیاری از سخنرانان درگیر هستند، ممکن است نیاز به یک ناظم وجود داشته باشد که جریان موثر ارتباط از سخنرانان مختلف را تسهیل کند.

ارتباطات جمعی

ارتباطات جمعی با توجه به مقیاس آن متمایز است. در اصل، توده بزرگی از مردم را مورد خطاب قرار می‌دهد. سخنرانی عمومی، روزنامه‌ها، مجلات، رادیو، تلویزیون، و غیره کانال‌های ارتباطات جمعی هستند. ارتباطات جمعی به یک حوزه تخصصی مطالعه تبدیل شده است.

هر یک از این حوزه‌ها یا کانال‌ها نیاز به مهارت‌های متمایز دارند. پس به دلیل ماهیت خود، ارتباطات جمعی گروه وسیع، و ناهمگون از مردم را مورد خطاب قرار می‌دهد و به همین دلیل، باید تلاش‌های ویژه ای برای حفظ علاقه آنها و دستیابی به پاسخ مطلوب صورت گیرد.

در سطح دولت نیز، اغلب یک وزارتخانه یا بخش ارتباطات جمعی جداگانه برای رسیدگی به این حوزه عملکردی وجود دارد. شاخه‌های اصلی مطالعات مرتبط با ارتباطات جمعی عبارتند از: روابط عمومی، تبلیغات، روزنامه نگاری و رسانه‌های دیجیتال.