زمان و تلاشی که شرکت‌ها صرف ارتباطات داخلی می‌کنند، درواقع یک سرمایه‌گذاری برای سلامت سازمانی است. هنگامی‌که ارتباطات داخلی قوی باشد، کارکنان خود را درگیر فرآیند تصمیم‌گیری می‌کنند. علاوه بر این، آنها معتقدند که نظرات آنها مهم است و تلاش آنها مورد قدردانی قرار می‌گیرد. پیام‌رسانی قوی و مستمر باعث می‌شود همه بر روی مأموریت متمرکز شده و به چشم‌انداز استراتژیک شرکت معتقد باشند.
ارتباطات شفاف همچنین می‌تواند ابهامات و سردرگمی‌ها را در مورد رویکرد شرکت برای دستیابی به اهداف به حداقل برساند. این موضوع می‌تواند منجر به اجرای استراتژیک و عملیاتی کارآمدتر شود. برعکس، ارتباطات سازمانی ضعیف می‌تواند فرهنگ بی‌اعتمادی را تقویت کند و منجر به مسائلی مانند مشارکت محدود کارکنان و روحیه ضعیف شود. همچنین می‌تواند عواقبی در خارج از سازمان داشته باشد، مانند تعامل ضعیف با مشتری.
ارتباطات در سازمان‌ها
ارتباطات درون یک سازمان صرفاً معادل گفت‌و‌گو نیست. بلکه شامل تبادل ایده‌ها، تأیید استراتژی‌ها و مجرایی برای عملکرد تجاری باشد. عملاً هر جنبه‌ای از عملکرد یک شرکت برای پیشرفت نیاز به ارتباطات قوی دارد، از توسعه محصول و پروژه گرفته تا مدیریت کارکنان و روابط با مشتری.
هدف از ارتباطات سازمانی ایجاد مسیرهای روشن به سوی دستیابی به رشد و استراتژی‌هایی برای ثبات است. این یک فرآیند چند لایه شامل بخش‌های مختلفی در یک سازمان است.
ارتباط مثبت همچنین می‌تواند به تمرکز سازمان بر روی برآوردن نیازهای یک فرد یا ارائه بازخورد مثبت و سازنده کمک کند. چنین موضوعی می‌تواند پایه‌ای برای روابط قوی ایجاد کند.
استراتژی‌های ارتباط سازمانی
شرکت‌هایی که می‌خواهند ارتباطات داخلی خود را تقویت کنند بهتر است از هفت استراتژی زیر استفاده کنند. این هفت مرحله برای بهبود ارتباطات داخلی می‌تواند به تسهیل بحث‌های بازتر و صادقانه‌تر بین مدیریت و کارکنان کمک کند.
رسانه مناسب را انتخاب کنید
هر رسانه ای برای هر نوع ارتباطی مناسب نیست. پوسترها و تابلوها در اتاق استراحت یادآور خوبی در مورد پیک نیک‌های شرکت هستند، اما ممکن است مناسب‌ترین وسیله برای بحث در مورد راه‌های بهبود خدمات مشتری نباشند. یک رسانه خوب چشم و قلب کارمندان را در رساندن پیام خود تسخیر می‌کند.
تعامل درست
پیام‌رسانی مناسب باید همیشه با روش‌های مناسب برای تعامل و اظهار نظر کارکنان در مورد پیام‌ها همراه باشد. ارتباطات مؤثر در هر دو جهت حرکت می‌کند، از مدیریت به کارکنان و بالعکس. ارتباطی که اجازه تعامل یا اظهار نظر اعضای کارکنان را نمی‌دهد، بیشتر شبیه یک فرمان است تا تلاش برای بهبود.
جلسات آنلاین در حال تبدیل شدن به یک روش محبوب برای کارمندان برای تعامل با ارتباطات داخلی هستند. کارمندان به جای اینکه صندوق ورودی خود را مملو از پیام‌ها ببینند، می‌توانند وارد تالار گفتمان شوند و فقط با پیام‌هایی که برای شغلشان اعمال می‌شود تعامل داشته باشند.
با یک هدف پیشروی کنید
ارتباط داخلی مؤثر تنها به یک موضوع مختصر می‌پردازد. برقراری ارتباط از این طریق اهداف کلیدی را محقق می‌کند. اولا اینکه به‌طور منظم رخ می‌دهد. دوم، احتمال خواندن و حفظ یک پیام کوتاه در کارکنان بسیار بیشتر از خوانش یک ایمیل چهار صفحه‌ای است. در نهایت، مدیران ممکن است مجبور شوند اثربخشی رسانه انتخابی خود را مجدداً ارزیابی کنند و تغییری را در نظر بگیرند.
تعمیم و اتهامات تحریک‌کننده را حذف کنید
هیچ چیز به اندازه یک حمله ناعادلانه به عملکرد شغلی، کارمند را در حالت تدافعی قرار نمی‌دهد. گاهی اوقات ارتباطات داخلی ممکن است شامل سخنان اهانت‌آمیز یا ضربه زدن به کارمندان یا بخش‌ها باشد. اگر مشکلی در عملکرد وجود دارد، مدیران باید این موضوع را یک به یک اعلام کنند. خلاص شدن از تعمیم‌ها و اظهارنظرهای ناعادلانه در مورد عملکرد، باعث می‌شود که کارکنان پذیرای پیام باشند.
ابتدا برنامه‌ریزی کنید
بدترین جلسات آنهایی است که مشخص است سازمان دهنده جلسه هیچ برنامه‌ای برای آن ندارد. در این جلسات بیشتر موضوعات در یک آشفتگی نابسامان گم می‌شوند. باید بدانید که جلسات و حتی ارتباطات کتبی نیاز به برنامه‌ریزی و تدبیر دارند.
اختصاص زمان
اگر دستور جلسه آنقدر پر باشد که زمان کافی برای بحث وجود نداشته باشد، سازمان دهنده جلسه باید وضعیت را دوباره ارزیابی کند. موضوعات باید مورد ارزیابی مجدد قرار گیرند و جلسات کوتاه‌تر و مکررتر برنامه‌ریزی شود. در یک گفت‌وگوی، مدیریت باید موضوع را به صورت دوره ای برای چند روز بررسی کند تا پاسخ دهندگان کند فرصتی برای شنیده شدن صدایشان داشته باشند.
پیگیری کنید
بیشتر ارتباطات داخلی از عدم پیگیری رنج می‌برند. مدیریت، پیامی ارسال می‌کند یا جلسه‌ای را برگزار می‌کند، سپس هرگز به این موضوع نمی‌پردازد که آیا موارد مورد بحث اجرا شده‌اند یا خیر. او نمی‌داند آیا بهبودهایی در معیارهای عملکرد وجود داشته است یا خیر؟ ارتباطات باید ادامه داشته باشد تا در بلندمدت مؤثر باشد.
ارتباطات داخلی مؤثر باعث می‌شود اطمینان حاصل شود که همه کارکنان در جهت اهداف یکسانی کار می‌کنند.
