برنامه استراتژی ارتباطات چیست؟
یک برنامه استراتژی ارتباطی برنامه‌ای برای برقراری ارتباط با مخاطبان هدف شماست. این برنامه مشخص می‌کند که با چه کسی صحبت می‌کنید، چرا با آنها صحبت می‌کنید، چگونه و چه زمانی با آنها صحبت می‌کنید، محتوا باید چه شکلی از ارتباط داشته باشد و از چه کانال‌هایی برای اشتراک‌گذاری آن استفاده کنید.
هدف از برنامه ارتباطی شما چیست؟
یک هدف روشن کمک می‌کند تا همه افراد در یک مسیر مشخص حرکت کنند. اطمینان حاصل کنید که افراد درستی پیام شما می‌شنوند و این پیام را در زمانی که آمادگی شنیدنش را به گونه‌ای که شما می‌خواهید دارند، می‌شنوند.
اهداف ارتباطی شما باید به این سؤالات پاسخ بدهد: به چه کسی نیاز دارم؟ چرا باید به آنها برسم؟ ارتباطات من چه خواهد گفت؟ چگونه این پیام را در زمانی که بهترین تأثیر را روی مخاطبانم (و برای من) بگذارد، برسانم؟ و از چه کانال‌هایی استفاده می‌کنم یا می‌توانم برای ارائه پیام استفاده کنم؟
مخاطبان هدف چه کسانی هستند و چه پیامی را باید بشنوند؟
مخاطبان هدف می‌توانند از زمانی به زمان دیگر متفاوت باشند و ممکن است شامل مشتریان، کارمندان یا رسانه‌های شما باشند. مشخص کنید که چه کسی باید پیام‌های سازمان شما را بشنود. هر طرح ارتباطی متفاوت است، اما این طرح‌ها هرگز نباید برای همه یکسان باشند. ایده خوبی است که یک «نقشه مخاطب» ایجاد کنید و مخاطبان کلیدی و پیام‌هایی را که باید در مورد سازمان شما بشنوند، شناسایی کند.
این پیام چگونه برقرار خواهد شد؟
استراتژی ارتباطی شما چارچوبی را برای فعالیت‌های اطلاع رسانی شرکت فراهم می‌کند؛ از جمله آنچه که باید از طریق کانال‌های ارتباطی مانند رسانه‌های اجتماعی، بازاریابی ایمیلی، پست‌های وبلاگ، محتوای ویدیویی در یوتیوب و… انجام شود. در تجربه من، هرچه در مورد پیام‌ها (و تصاویر بصری) خود دقیق‌تر باشید – حتی اگر تکراری به نظر برسد – شانس شما برای جلب مشارکت افراد و اقدام بیشتر است.
چه زمانی این ارتباط باید اتفاق بیفتد – همین الان یا بعدا؟
سازمان‌ها باید از ارتباطات خود هوشمندانه و استراتژیک استفاده کنند تا بتوانند موفق شوند. اما اهمیت زمان برای برقراری ارتباط موثر نیز مهم است. استراتژی ارتباطی شما باید مشخص کند که چه زمانی پیام باید ارسال شود؛ از جمله اینکه آیا این پیام در حال حاضر باید ارسال شود یا بعدا. تیم ارتباطی شما باید این ملاحظات را در هنگام توسعه برنامه پیام‌رسانی و زمان‌بندی در نظر بگیرد. علاوه بر این، من توصیه می‌کنم دو استراتژی مؤثر ایجاد کنید: یکی برای «اکنون» و دیگری که می‌تواند در پیش‌بینی رویدادهایی که ممکن است بعداً در راه اتفاق بیافتد، استفاده شود. یک طرح ارتباطی بحران کمک می‌کند تا از بتوانید از سازمان در برابر چرخش‌های غیرمنتظره رویدادها، محافظت کنید.
چه کسی مسئول ارتباطات خواهد بود؟
متخصصان ارتباطات باید مسئول برقراری ارتباط با مخاطبان خارجی باشند و این کار را اغلب در زمان بحران انجام دهند. با این حال، دپارتمان‌های منابع انسانی نیز ممکن است نیاز به ارتباط داخلی در مورد هر گونه تغییری که ممکن است بر کارکنان تأثیر بگذارد، داشته باشند. پیام‌های کلیدی را تعریف کنید و سپس تصمیم بگیرید که چه کسی آنها را تحویل می‌دهد. مخاطب را تعریف کنید و بر آنچه باید درباره این تغییر بدانند تمرکز کنید. مطمئن شوید که اطلاعات را به موقع ارائه دهید، اما پیام را مختصر نیز نگه دارید تا مخاطبان بتوانند به راحتی آن را هضم کنند.
جمله آخر
یک برنامه ارتباطات استراتژیک می‌تواند به شما کمک کند پیام خود را در مناسب‌ترین زمان به مناسب‌ترین افراد منتقل کنید. با در نظر گرفتن این پنج مؤلفه، می‌توانید یک استراتژی مستحکم تنظیم کنید که می‌تواند موفقیت بیشتری را برای کسب‌وکارتان به ارمغان بیاورد و نتایج دلخواهتان را در زمان کمتری به ارمغان بیاورد.
