همکاری با سایر دپارتمانها برای توسعه و اجرای یک استراتژی روابطعمومی موفق ضروری است. اما چگونه میتوان ارتباطات متقابل کارآمد و همسو را در سازمان تقویت کرد؟ در این مقاله به چند نکته اشاره میکنیم که به شما کمک خواهد کرد تا با همکاران خود بهتر کار کنید و به اهداف خود در حوزۀ روابطعمومی برسید.
شناسایی ذینفعان
اولین قدم، شناسایی و مشخصکردن ذینفعان کلیدی سازمان در استراتژی روابطعمومی است. اینها افراد یا نهادهایی هستند که بهصورت مستقیم یا غیرمستقیم بر نتایج روابطعمومی شما تأثیر دارند؛ مانند مشتریان، رسانهها، سرمایهگذاران، شرکا، کارمندان و رگولاتورها. همچنین باید بدانید که تصمیمگیرندگان و افراد تأثیرگذار داخلی سازمان شما چه کسانی هستند؛ مانند مدیران ارشد و میانی و کارشناسان و متخصصین. با ترسیم نقشۀ ذینفعان، میتوانید تلاش و فعالیت خود را در حوزۀ روابطعمومی برایناساس اولویتبندی و تنظیم کنید.
تعیین اهداف، معیارها و سنجهها
در گام بعدی باید اهداف روابطعمومی سازمان و نحوۀ سنجش آنها را مشخص کنید. اهداف شما باید هوشمندانه (SMART) باشند: مشخص (Specific)، قابلسنجش و اندازهگیری (Measurable)، قابلدستیابی (Achievable)، مرتبط (Relevant) و محدود به زمان (Time-bound).
برای مثال، ممکن است بخواهید آگاهی از برند را افزایش دهید، شهرت سازمان را بهبود ببخشید یا روابط مفید بسازید. همچنین برای ردیابی پیشرفت و تأثیر اقدامات خود باید معیارهای واضح و منسجمی را ایجاد کنید؛ مانند بُرد (Reach)، تعامل (Engagement)، تبدیلها (Conversions) یا ارجاعها و معرفی (Referrals). با تعیین اهداف و معیارهای خود، میتوانید انتظارات و اقدامات خود را با ذینفعان خود هماهنگ کنید.
ایجاد طرح و تقویم روابطعمومی
گام سوم نگارش یک طرح روابطعمومی و تقویمی جامع برای آن است که پیامهای کلیدی، تدابیر، کانالها و جدول زمانی شما را مشخص میکند. طرح روابطعمومی شما باید بر اساس اهداف و معیارهای شما بوده و همچنین با تحلیل شما از ذینفعان و پژوهشهای بازار همراستا باشد. تقویم روابطعمومی نیز باید انعطافپذیر و سازگار با موقعیتها و فرصتهای در حال تغییر باشد. با ایجاد یک طرح روابطعمومی و تقویم مرتبط با آن میتوانید فعالیتهای خود را در حوزۀ روابطعمومی با ذینفعان سازمان هماهنگ و همگام کنید.
ارتباط و همکاری مداوم
گام چهارم برقراری ارتباط و همکاری منظم و مداوم با ذینفعان در طول فرایند روابطعمومی است. شما باید طرح و تقویم روابطعمومی خود را با آنان به اشتراک بگذارید، نظرات و بازخوردهایشان را بخواهید و آنها را در مورد نتایج و آموختههای خود بهروز کنید. شما همچنین باید از تخصص، بینش و شبکههای ارتباطی آنها برای بهبود کوششهای روابطعمومی خود بهره بگیرید. برقراری ارتباط و همکاری منظم، موجب اعتمادسازی و تفاهمسازی با ذینفعان سازمان خواهد شد.
ارزیابی و بهبود استراتژی روابطعمومی
گام نهایی، ارزیابی و بهبود استراتژی روابطعمومی بر اساس معیارها و بازخوردها است. شما باید عملکرد روابطعمومی خود را تجزیهوتحلیل کرده و مشخص کنید چه اقداماتی خوب بوده و درست کار کرده و چه اقداماتی نتیجۀ مطلوب نداشته و درست کار نکرده است. همچنین باید نظرات و پیشنهادهای ذینفعان را برای بهبود فرایندها جمعآوری و بررسی کنید. با ارزیابی و بهبود استراتژی روابطعمومی، میتوانید نتایج آن را بهینه کنید و ارزش خود را به ذینفعان نشان دهید.
