«ارتباطات درون سازمانی» بیشتر به اطلاعرسانیها و ارتباطات منابع انسانی با کل سازمان اطلاق میشود. البته میتوان گفت تعامل افراد یا بخشهای درون یک سازمان با یکدیگر نیز بهنوعی ارتباطات سازمانی درون معنی میشود. به عنوان مثال، ممکن است بخشهای بازاریابی با بخشهای خدمات مشتریان با یکدیگر همکاری کنند تا اطمینان حاصل کنند که اهداف سازمان برآورده شده است. مزایای این کار این است که افراد درون سازمان میتوانند تخصص خود را در کار به سوی یک هدف مشترک به کار گیرند. ارتباطات درون سازمانی همچنین میتواند به هر تعامل دیگری که در سازمان رخ میدهد، مانند ایمیل درون سازمانی، اطلاق شود.
چرا ارتباطات داخلی مهم است؟
شگفتآور است که بدانیم شرکتهایی وجود دارند که هنوز ارتباطات داخلی را کم ارزش میدانند یا از آنها غفلت میکنند. باید دانست که به احتمال زیاد کسبوکار آنها در معرض خطرات فراوانی است.
در هر حال ارتباطات داخلی (IC) هرچیزی است که به ترویج ارتباطات مؤثر بین افراد یک سازمان منتج میشود. تولید و ارائه پیامها و کمپینها از طرف مدیریت و همچنین تسهیل گفتگو با افراد مثالهایی از این موضوع است. اعلام یک خطمشی جدید یا اطلاعرسانی به کارمندان در مورد رویداد آینده یا انجام یک تعامل فرهنگی در سطح سازمان معمولاً مسئولیت بخشهای منابع انسانی یا روابط عمومی است، اما میتواند توسط هر یک از بخشها در سراسر یک سازمان انجام شود.
باید دانست ارتباطات داخلی زمانی مؤثرتر است که یک تلاش بین رشتهای باشد که توسط رهبران بخشهای مختلف مورد نظارت قرار می گیرند.
البته ممکن است برخی از شرکتها منابع لازم برای سرمایهگذاری در برنامهریزی استراتژی ارتباطات داخلی را نداشته باشند، در حالی که برخی دیگر یک استراتژی را برنامهریزی کردهاند اما ممکن است ظرفیت یا ابزار لازم برای حفظ آن را نداشته باشند. اما اگر نگاهی به دلایل اهمیت ارتباطات داخلی بیندازیم متوجه خواهیم شد که این امر برای سلامت سازمان ما ضروری است. در اینجا به چند دلیل عمده برای اهمیت ارتباطات داخلی میپردازیم:
ارتباطات داخلی افراد شما را در جریان تغییرات قرار می دهد
آگاه نگه داشتن افراد از رویدادهای آینده، تغییرات خطمشی، طرحهای تعامل و بهروزرسانیها در مورد سیاست کلی کسبوکار، به ایجاد حس شفافیت کمک میکند.
باید دانست که کارمندان مشتاق اطلاعاتی در مورد شرکتی که برای آن کار میکنند هستند. ارتباطات داخلی خوب به معنای رساندن اطلاعات به همه است،
ارتباطات داخلی به افراد دید جامعتری از سازمان میدهد
ارتباطات داخلی اغلب به عنوان پیامهایی از بالا به پایین در نظر گرفته میشود که توسط رهبران برای مصرف کارمندان نوشته شده است. اما واقعاً این یک خیابان دو طرفه است.
به عبارت دیگر، هدف جذب مخاطب منفعل با پیامرسانی مناسب نیست. بلکه در مورد ترویج ارتباطات دو طرفه در مورد آنچه در سازمان شما اتفاق میافتد است. مردم میخواهند احساس کنند که ورودیهایشان مهم است، و ایجاد مکانی برای انجام این کار، معجزهای را برای ایجاد تعامل انجام میدهد.
اگر پیامها، اخبار و اعلانها نه تنها به بخش بازاریابی یا منابع انسانی شما، بلکه به نمایندگان بسیاری از بخشهای مختلف در سازمان شما واگذار شود، این امر بهخوبی جواب خواهد داد.
ارتباطات داخلی به ایجاد فرهنگ سازمانی کمک می کند
از بسیاری جهات، نقش اصلی ارتباطات داخلی کمک به تجلی فرهنگ شرکت شماست. اگر به خوبی انجام شود، استراتژی IC شما، فرهنگ محل کارتان را زنده میکند.
هر اعلامیه، پیام، بهروزرسانی خبری و غیره در نحوه تفسیر چشمانداز فرهنگی سازمان شما توسط افراد نقش دارد: این سازمان برای چه چیزی ارزش قائل است؟چرا مأموریت آن مهم است؟
در واقع، فرهنگ واقعاً باید در خط مقدم استراتژی IC شما باشد: در پیامرسانی، لحن، بحثهای رفت و برگشت، اخباری که به اشتراک گذاشته میشوند و حذف میشوند. فرهنگ شما باید ارتباطات داخلی شما را هدایت کند و بالعکس. چرا؟ زیرا فرهنگ شرکتی قوی و پر رونق ضروری است.
ارتباطات داخلی تعامل کارمندان را رقم میزند
ایجاد یک مکالمه دو طرفه باید یکی از اهداف اصلی شما با استراتژی ارتباطات داخلی باشد. این تفاوت بین پیامهای کسلکننده از بالا به پایین (احتمالاً به شکل ایمیلهای انبوه که هیچکس نمیخواند) و مکالمات متفکرانه و تعاملی است.
تعامل میتواند به معنای چند چیز باشد: پرسیدن سوالات متفکرانه در یک رویداد، اظهار نظر در مورد یک بهروزرسانی خبری مهم که در اینترانت شرکت شما ارسال شده است، به اشتراک گذاشتن آنچه که تیم شما روی آن کار میکند با بقیه شرکتها. ارتباطات داخلی خوب فضایی را برای این اقدامات کوچک و در عین حال معنادار ایجاد می کند.
ارتباطات داخلی به حفظ آرامش افراد در مواقع بحران کمک میکند
همیشه همهچیز خوب پیش نمیرود. کسبوکار گاهی آسیب میبیند، تیمها گاهی مجبور به بازسازی میشوند و ادغام اتفاق میافتد. این زمانی است که افراد بیشتر به ارتباطات داخلی نیاز دارند. اعلان تغییرات ساختاری قریبالوقوع باید با دقت بیشتری همراه شود زیرا روحیه سازمان و تداوم کسبوکار آن در خطر است.
شفاف بودن مهم است و مستلزم لحن ظریف و شفافیت کامل است. به ویژه در مورد قطع همکاری سوالاتی خواهند داشت و روشی که شما به آن سؤالات پاسخ می دهید برای مدت طولانی در ذهن افراد شما باقی خواهد ماند. حرفهایتر و اخلاقیتر نیز خواهد بود و برند کسبوکار شما در ذهن همکاران سابق شما خراب نخواهد شد.
