شاید ترکیب‌کردن دو حوزۀ به‌ظاهر متفاوت، یعنی توسعۀ نرم‌افزار و مدیریت محصول چابک (Agile) و روابط‌عمومی (PR)، کمی عجیب به نظر برسد، اما این کار می‌تواند نتایج فوق‌العاده‌ای برای سازمان‌ها به همراه داشته باشد.
چیزی که در هر دوی این حوزه‌ها مشترک است تمرکز بر مشتری و ذی‌نفعان است. چابکی در مدیریت محصول، اولویت را بر خلق و ارائۀ ارزش به مشتریان از طریق توسعه، بهبود و دریافت بازخوردهای مداوم قرار می‌دهد. به طور مشابه، هدف روابط‌عمومی نیز خلق تجربیات مثبت در بین مشتریان و ذی‌نفعان است.
با همسو کردن این دو حوزه، کسب‌وکارها می‌توانند اطمینان حاصل کنند که محصولات یا خدمات آن‌ها نیازهای مشتریان را برآورده می‌کند و درعین‌حال ارزش آن‌ها به طور مؤثر به مخاطبان هدف منتقل می‌شود.
این مقاله به بررسی مفاهیم مدیریت محصول چابک و روابط‌عمومی چابک می‌پردازد و مزایا، چالش‌ها و کاربردهای آن‌ها را در دنیای واقعی تشریح می‌کند. هدف از این مقاله ارائۀ درکی جامع از این رویکردهای نوین و ارائۀ رهنمودهایی عملی برای به‌کارگیری آن‌ها در جهت ارتقای عملکرد و افزایش شانس موفقیت سازمان‌ها است.
درک توسعۀ نرم‌افزار و مدیریت محصول چابک
واژۀ «چابک» اصطلاح نسبتاً جدیدی است که در دنیای کسب‌وکارها رایج شده و زیاد به کار می‌رود. اما با وجود این استفادۀ گسترده، شاید همچنان نیاز باشد تا درک عمیق‌تری از ماهیت واقعی آن داشته باشیم.
توسعۀ نرم‌افزاری چابک رویکردی تکرارشونده و مشارکتی است که بر انعطاف‌پذیری، تطبیق‌پذیری و بهبود مستمر تأکید می‌کند. بر خلاف روش‌های سنتی مانند روش مدیریت پروژۀ آبشاری (Waterfall) که پروژه‌ها در آن‌ها از یک توالی خطی از مراحل از پیش تعریف‌شده را دنبال می‌کنند، رویکرد چابک پذیرای تغییر است و بر خلق و ارائۀ ارزش فزاینده به مشتریان در طول فرایند توسعه تمرکز دارد.
چیزی که باعث محبوبیت این رویکرد شده، این است که به تیم‌ها اجازه می‌دهد تا پروژه‌های پیچیده را به وظایف قابل‌مدیریت تقسیم کنند و همکاری بین بخش‌های مختلف را ارتقا دهند و درعین‌حال، در صورت نیاز، فضای لازم برای پذیرش سریع تغییرات را برایشان فراهم می‌کند.
مدیریت محصول چیست؟
مدیریت محصول نقشی کلیدی در سازمان است که تمام مراحل چرخۀ عمر یک محصول، از توسعه و طراحی تا تعیین جایگاه در بازار و قیمت‌گذاری را هدایت می‌کند. در این فرایند، اولویت اصلی همواره محصول و مشتری یا کاربر آن است.
مدیران محصول با تمرکز بر نیازهای مشتریان، به‌عنوان صدای آن‌ها درون سازمان عمل می‌کنند و اطمینان حاصل می‌کنند که خواسته‌های بازار شنیده شده و موردتوجه قرار گیرد.
این تمرکز بر مشتری یا کاربر باعث می‌شود تا تیم‌های محصول، محصولاتی با طراحی بهتر و عملکرد بالاتر به بازار عرضه کنند. به‌ویژه در دنیای فنّاوری که محصولات قدیمی به‌سرعت با راه‌حل‌های جدیدتر و کارآمدتر جایگزین می‌شوند، درک عمیق نیازهای کاربر و توانایی ایجاد راه‌حل‌های ویژه برای آن‌ها، بیش از هر زمان دیگری اهمیت دارد. اینجاست که نقش مدیریت محصول پررنگ می‌شود.
به‌عنوان کسی که هم مدیریت تیم محتوا را به عهده دارم و هم مدیریت محصول را، به‌صورت روزانه با بسیاری از کارشناسان محتوا و روابط‌عمومی و همین‌طور مدیران محصول برخورد دارم. بر اساس همین تجربه می‌توانم با اطمینان بگویم که علی‌رغم وجود اصول کلی و نظریه‌های تثبیت‌شده، هیچ رویکرد واحدی برای روابط‌عمومی و مدیریت محصول وجود ندارد. هر مدیر روابط‌عمومی یا مدیر محصول در هر سازمانی، با اهداف، راهبُردها و محصول‌های مختلفی روبرو است. هر سازمان، رویۀ ارتباطاتی خاص خود را دارد. هر خبر، واقعه یا بحران سویه‌ها و نیازهای ارتباطاتی ویژۀ خود را دارد. هر محصول اهداف و چالش‌های مختص خود را دارد که نیازمند رویکردی منحصربه‌فرد و سفارشی در مدیریت محصول است. مدیریت محصول نقطۀ تلاقی کسب‌وکار (Business)، تجربۀ کاربری (UX) و فناوری (Technology) است.
- کسب‌وکار: مدیریت محصول به تیم‌ها کمک می‌کند تا به اهداف تجاری خود دست پیدا کنند. این کار از با برقراری ارتباط مؤثر بین بخش‌های مختلف از جمله توسعه (dev)، طراحی، بخش فروش و بخش کسب‌وکار انجام می‌گیرد. به عبارتی، مدیریت محصول حلقۀ اتصال این بخش‌هاست.
- تجربۀ کاربری (UX): محصول نهایی باید کاربرپسند باشد و مدیر محصول به‌عنوان صدای مشتری در سازمان عمل می‌کند. تمرکز بر تجربۀ کاربری یکی از وظایف اصلی مدیر محصول است. کیفیت بالای UX، نتیجۀ همین تمرکز بر نیازهای کاربر است.
- فناوری: فعالیت‌های روزانۀ مدیران محصول اغلب در ارتباط با بخش مهندسی است؛ بنابراین درک عمیق مفاهیم فنی و علوم کامپیوتر برای آن‌ها ضروری است.
علاوه بر موارد فوق، سه مهارت دیگر نیز برای هر مدیر محصول ضروری است: قصه‌گویی، بازاریابی و همدلی.
- قصه‌گویی: مدیران محصول باید علاوه بر جنبه‌های عملی، فردی الهام‌بخش نیز باشند. قصه‌گویی ابزار اصلی آن‌ها برای رسیدن به این هدف است. مدیران محصول از طریق پژوهش کاربر، مصاحبه با مشتریان و پژوهش بازار، درک عمیقی نسبت به نیازهای آن‌ها پیدا می‌کنند. سپس با استفاده از مهارت‌های قصه‌گویی خود، این دیدگاه را با سایر بخش‌های شرکت به اشتراک می‌گذارند.
- بازاریابی: تمرکز محصول بر مشتری بر فعالیت‌های بازاریابی نیز تأثیر می‌گذارد. به‌جای تکیۀ صرف بر برند و استفاده از تکنیک‌های ثابت، تیم‌های مدیریت محصول (که ممکن است شامل مدیران بازاریابی محصول نیز باشند) زبان مشتریان خود را با پیام‌رسانی محصول ادغام می‌کنند. علاوه بر این، آگاهی از فضای رقابتی و توانایی برجسته‌سازی و تمایز محصول، در بلندمدت سودمند خواهد بود. درک مفاهیم اولیۀ بازاریابی و جایگاه‌یابی به مدیران محصول کمک می‌کند تا محصولاتی را به بازار عرضه کنند که مردم بتوانند آن‌ها را پیدا کنند و با آن‌ها ارتباط برقرار کنند.
- همدلی: در نهایت، مدیریت محصول نیازمند همدلی است. همدلی با تیم فنی و توسعه‌دهندگان و نحوۀ کار آن‌ها، همدلی با کاربران و مشکلات آن‌ها و حتی همدلی با مدیران ارشد که با اهداف تهاجمی و برنامه‌های زمانی غیرممکن دست‌وپنجه نرم می‌کنند. این مهارت همدلی که از طریق درک عمیق و غوطه‌وری در هر گروه و ذی‌نفع شکل می‌گیرد، تیم‌های محصولی را که می‌توانند سازمان را حول اهداف مشترک بسیج کنند، از تیم‌هایی که قادر به انجام این کار نیستند، متمایز می‌کند.
تاریخچۀ مدیریت محصول
تولد مدیریت محصول به دوران «رکود بزرگ» (دهۀ ۱۹۳۰) برمی‌گردد. در آن زمان، یک بازاریاب ۲۷ساله ایدۀ «Brand Man» را مطرح کرد. این فرد به‌جای فعالیت در نقش‌های سنتی کسب‌وکار، مسئولیت مدیریت یک محصول خاص را بر عهده می‌گرفت. از آن زمان تاکنون، موفقیت مداوم این رویکرد، منجر به رشد سازمان‌های محصول محور در سراسر صنایع و کشورهای مختلف شده است.
- ۱۹۳۱: نیل اچ. مک‌الروی (Neil H. McElroy)، مدیر بازاریابی در شرکت پروکتر اند گمبل (Proctor & Gamble)، یادداشتی ۳۰۰ صفحه‌ای در مورد نیاز به «Brand Men» که مسئولیت محصولات خاصی را بر عهده دارند، می‌نویسد.
- اواخر دهۀ ۱۹۳۰: مک‌الروی به‌عنوان مشاور در دانشگاه استنفورد فعالیت می‌کند و بر دو فرد بااستعداد جوان، بیل هیولت (Bill Hewlett) و دیوید پاکارد (David Packard)، تأثیر می‌گذارد.
- ۱۹۴۳ تا ۱۹۹۳: هیولت و پاکارد با اجرای فلسفۀ «Brand Man» در شرکت جدیدشان، به مدت ۵۰ سال متوالی ۲۰ درصد رشد سالانه را تجربه می‌کنند.
- اواخر دهۀ ۱۹۴۰: شرکت تویوتا اصول تولید به‌هنگام (Just-in-time) را توسعه می‌دهد که بعدها توسط هولت-پاکارد نیز به کار گرفته می‌شود.
- ۱۹۵۳: شرکت تویوتا روش کانبان را توسعه می‌دهد.
- دهۀ ۱۹۷۰: شرکت‌های فناوری در ایالات متحده، فرایندهای سبک‌تری را در مقابل فرایندهای دست‌وپاگیر نشئت‌گرفته از صنایع تولیدی، توسعه می‌دهند.
- دهۀ ۱۹۸۰: همراه با توسعۀ فرایندهای چابک (Agile)، پذیرش نقش‌های «Brand Man»، در بسیاری از شرکت‌های فناوری و نرم‌افزاری رواج بیشتری پیدا می‌کند.
- ۲۰۰۱: «مانیفست توسعۀ نرم‌افزار چابک» نوشته می‌شود که تا حد زیادی باعث شکسته‌شدن دیوارهای بین بخش‌ها و فرایندهای منسوخ شده و ایجاد فضایی برای نقش یکپارچۀ مدیریت محصول می‌شود.
اهمیت توسعۀ نرم‌افزار چابک در رشد مدیریت محصول را نمی‌توان نادیده گرفت. «مانیفست توسعۀ نرم‌افزار چابک» که در سال ۲۰۰۱ نوشته شده، شامل دوازده اصل است که یکی از آن‌ها می‌گوید: «افراد کسب‌وکار و توسعه‌دهندگان باید در طول پروژه به‌صورت روزانه باهم همکاری کنند.» برای برآورده‌کردن این نیاز، نقش مدیران محصول پررنگ شد و با رشد توسعۀ نرم‌افزار چابک، شاهد ظهور و توسعۀ مدیریت محصول بودیم. امروزه، تقاضای شرکت‌های فناوری برای افراد متخصص در حوزۀ محصول، منجر به راه‌اندازی گستردۀ دوره‌های جدید در دانشگاه‌ها و آموزشگاه‌های برنامه‌نویسی شده است که این رشد را بیش‌ازپیش سرعت خواهد بخشید.
مدیریت محصول چابک چیست؟
مدیریت محصول در توسعۀ نرم‌افزار چابک، در مورد هدایت محصول در طول چرخه‌های تکرارشونده است. ازآنجایی‌که برنامه‌های چابک نسبت به رویکردهای سنتی انعطاف‌پذیرتر هستند، مدیریت محصول چابک نیز رویکردی منعطف‌تر به شمار می‌رود.
یکی از مفاهیم کلیدی در چابکی این است که درحالی‌که منابع (Resourses) ثابت باقی می‌مانند، ماهیت پروژه سیال است. به همین دلیل، در مدیریت محصول چابک، تیم زمان کمتری را صرف تعریف اولیۀ محصول می‌کند و پذیرای تغییرات در طول مسیر است. محصول با تکرارها و بهبودهای متعدد شکل می‌گیرد و در هر مرحله، داده‌های کاربر/مشتری و بازنگری‌های دوره‌ای تیم، ادامۀ راه را مشخص می‌کند؛ بنابراین، مدیریت تمرکز محصول چابک بیشتر بر هدایت تیم توسعه در طول چرخه‌ها با حفظ چشم‌انداز محصول و ادغام دیدگاه کاربر/مشتری در طول مسیر است.
رویکرد چابک در ارتباطات و روابط‌عمومی
نقش روابط‌عمومی در سازمان‌ها
روابط‌عمومی مدیریت استراتژیک ارتباطات بین سازمان‌ها و ذی‌نفعان آن‌ها است. هدف روابط‌عمومی ایجاد و حفظ یک شهرت مثبت برای برند، مدیریت ارتباط با رسانه‌ها، ارتباطات بحران و تعامل با مشتریان و عموم مردم است. روابط‌عمومی مؤثر برای ایجاد اعتماد، بهبود درک مخاطبان نسبت به برند و گذر از موقعیت‌های چالش‌برانگیز، حیاتی است.
چابکی در ارتباطات و روابط‌عمومی یعنی چه؟
تعریف: چابکی، توان کلی سازمان برای پاسخگویی و بهره‌مندی از تغییراتی است که توسط عوامل محرک در محیط داخلی و خارجی آغاز می‌شود. این شامل توانایی شناسایی تغییرات مرتبط و پاسخگویی سریع، کارآمد و مؤثر، با به‌کارگیری نیروی انسانی مناسب بر اساس شایستگی و نه جایگاه سلسله‌مراتبی است. همچنین، چابکی شامل توانایی اجرای ساختارها و فرایندهای انعطاف‌پذیر متناسب با وظایف فوری و به‌کارگیری منابع مناسب در کوتاه‌ترین زمان ممکن می‌شود.
شش عامل کلیدی برای رسیدن به چابکی سازمانی
تحقیقات نشان می‌دهد که در وهلۀ اول، درک این نکته ضروری است که چابک شدن تنها به معنای معرفی ابزار و فناوری‌های جدید مانند کانبان، تفکر طراحی و اسکرام نیست، بلکه مستلزم تغییر طرز فکر و نگرش است. همچنین، چابکی ممکن است نیازمند ساختارها و فرایندهای سازمانی جدید نیز باشد. یافته‌های تجربی و پیشینۀ پژوهش در این حوزه نشان می‌دهد که شش عامل اصلی، چابکی را هدایت می‌کنند:
- ساختارها و فرایندها: ساختارها و فرایندهای چابک، پیش‌نیاز مهمی برای انعطاف‌پذیری و سرعت هستند. ساختارهای خطی و بوروکراتیک با زنجیره‌های فرماندهی سفت‌وسخت، اغلب تصمیم‌گیری را کند و ناکارآمد می‌کنند. کارکردن در بخش‌های مجزا (Silo) منجر به موازی‌کاری و فقدان اطلاعات و شفافیت می‌شود؛ بنابراین، بخش‌های چابک به سمت سلسله‌مراتب تخت‌تر، تمرکززدایی از قدرت، ایجاد فرایندهای تصمیم‌گیری تکرارشونده و تشکیل تیم‌های چند تخصصی یا Cross-functional team حرکت می‌کنند.
- فرهنگ و افراد: سازمان‌های چابک از طریق افرادی که در آن‌ها کار می‌کنند، جان می‌گیرند. ایجاد طرز فکر و فرهنگ سازمانی متفاوت، احتمالاً مهم‌ترین عامل برای چابکی است. مدیران و اعضای تیم به طور یکسان نیازمند گشودگی و تمایل به کار در تیم‌های چند تخصصی با تأکید بیشتر بر همکاری، تعامل، خودمدیریتی و اشتراک دانش هستند.
- ابزار و فناوری‌ها: برخی از روش‌ها یا ابزارهای چابک مانند اسکرام، تفکر طراحی یا کانبان در حرکت به سمت یک سازمان چابک مفید هستند. علاوه بر این، فناوری‌هایی مانند ابزارهای همکاری دیجیتال و پلتفرم‌های مدیریت دانش، از جریان‌های کاری چابک پشتیبانی می‌کنند.
چالش‌های رویکردهای سنتی در توسعۀ نرم‌افزار و روابط‌عمومی
روش‌های سنتی توسعۀ نرم‌افزار آبشاری (Waterfall) به همراه رویکردهای خطی روابط‌عمومی اغلب با محدودیت‌هایی مواجه می‌شوند که اثربخشی آن‌ها را پایین می‌آورد.
روش آبشاری با ماهیت توالی و انعطاف‌ناپذیر خود، در تطبیق با بازارهای پویا و نیازهای در حال تغییر، با مشکل مواجه است. از طرف دیگر، شیوه‌های سنتی روابط‌عمومی می‌توانند کند، واکنشی و فاقد پیوند با سایر بخش‌ها باشند. این موارد باعث می‌شود شرکت‌ها در برآورده‌کردن نیازهای دائماً در حال تغییر مشتریان با مشکل روبرو شوند که در نهایت، به کندیِ چشمگیر رشد کسب‌وکار و حتی توقف آن منجر می‌شود.
برای غلبه بر این چالش‌ها و پیشتازی در بازار، کسب‌وکارها می‌توانند رویکردهای چابک را پیش بگیرند و از استراتژی‌های نوآورانۀ روابط‌عمومیِ چابک که به طور یکپارچه با پلتفرم‌های دیجیتال ادغام می‌شوند، استفاده کنند.
مزایای همافزایی مدیریت محصول چابک و روابط‌عمومی
همافزایی بین مدیریت محصول چابک و روابط‌عمومی می‌تواند در ابعاد زیادی به سازمان‌ها کمک کند. سازمان‌ها با اجرای رویکرد چابک در راهبردهای روابط‌عمومی، می‌توانند از مزایای متنوعی بهره‌مند شوند.
۱. توانایی سازگاری سریع با تغییرات:
عرصۀ روابط‌عمومی پویا است و شرایط بازار به‌سرعت تغییر می‌کند، روندهای جدید ظهور می‌کنند و انتظارات ذی‌نفعان بالا می‌رود. رویکرد چابک دقیقاً در چنین شرایطی کارآمد است. این رویکرد به تیم‌ها اجازه می‌دهد تا انعطاف‌پذیر باشند و به‌سرعت با این تغییرات سازگار شوند تا بتوانند از رقبا پیشی بگیرند.
۲. زمان پاسخگویی سریع‌تر:
در عصر دیجیتال، سرعت حرف اول را می‌زند. اگر نفر اول نباشید، خطر عقب ماندن وجود دارد. این امر به‌ویژه در حوزۀ روابط‌عمومی که ارتباط به‌موقع و پیش‌قدم برای موفقیت حیاتی است، صادق است.
با رویکرد چابک، تیم‌های روابط‌عمومی می‌توانند پروژه‌ها را به وظایف کوچک‌تر و قابل‌مدیریت تقسیم کنند و ضرب‌الاجل‌های کوتاه‌تری را تعیین کنند. این امر به تصمیم‌گیری و اجرای سریع‌تر منجر می‌شود و اطمینان حاصل می‌کند که روابط‌عمومی‌ها قادرند به سؤالات رسانه‌ها، بازخورد مشتریان و ذی‌نفعان و سایر تحولات مرتبط، به‌سرعت پاسخ دهند.
۳. بهبود تدریجی:
یکی از بزرگترین مزایای پذیرش روش چابک، تأکید آن بر بهبود مستمر از طریق چرخه‌های تکرارشونده است. این مفهوم قدرتمند به روابط‌عمومی‌ها اجازه می‌دهد تا کارزارهای خود را دقیق‌تر تنظیم کنند، از هر تکرار، بینش ارزشمندی به دست آورند و در عرصۀ روابط‌عمومی که دائماً در حال تغییر است، مزیت رقابتی خود را حفظ کنند.
۴. همکاری قوی‌تر درون تیم‌ها:
چابکی همچنین همکاری را در درون تیم‌ها و بین بخش‌های مختلف تقویت می‌کند. روابط‌عمومی‌ها با کار در تیم‌های چند تخصصی، می‌توانند همکاری نزدیکی با ذی‌نفعان، از جمله تیم‌های بازاریابی، توسعۀ محصول و تیم‌های اجرایی داشته باشند و اطمینان حاصل کنند که استراتژی‌های آن‌ها با اهداف کلی کسب‌وکار همسو است.
همچنین، با به‌کارگیری رویکرد چابک ارتباطات درون تیم‌ها شفاف است و نیازی به مدیریت ندارد. همه می‌دانند که برای ادامۀ پروژه روی چه چیزی باید تمرکز کنند و در جلسات روزانۀ کوتاه به‌جای عدم مشارکت، صحبت می‌کنند و به پیشرفت کار کمک می‌کنند.
۵. تعامل با ذی‌نفعان:
روابط‌عمومی مؤثر شامل مشارکت و ایجاد روابط با ذی‌نفعان مختلف از جمله رسانه‌ها، مشتریان، افراد تأثیرگذار و عموم مردم است. چابکی، تیم‌ها را قادر می‌سازد تا با ذی‌نفعان به روشی هدفمندتر و شخصی‌تر تعامل داشته باشند. با جمع‌آوری بازخورد، تجزیه‌وتحلیل داده‌ها و تطبیق استراتژی‌ها، بینش‌های عملی در مورد چگونگی بهبود ارتباطات و آنچه برای تقویت روابط و ایجاد درک مثبت از برند لازم است به دست می‌آید.
۶. نتایج قابل‌اندازه‌گیری:
یکی دیگر از ویژگی‌های متمایز روش‌های چابک، تأکید آن‌ها بر معیارها و تصمیم‌گیری مبتنی بر داده است. تیم‌های روابط‌عمومی با تعیین اهداف روشن، تعریف شاخص‌های کلیدی عملکرد (KPIs) و ردیابی منظم پیشرفت، می‌توانند تأثیر ابتکارات خود را اندازه‌گیری کنند، تصمیمات بهتری بگیرند، منابع خود را بهینه کنند و ارزش و بازگشت سرمایۀ (ROI) تلاش‌های روابط‌عمومی را به ذی‌نفعان نشان دهند.
۷. تخصیص بهینۀ منابع:
آخرین مورد، اما نه کم‌اهمیت‌ترین مزیت چابکی این است که به شرکت‌ها امکان می‌دهد منابع خود را بر اساس تأثیر و ارزششان به طور بهینه‌تر تخصیص دهند. آن‌ها به‌جای پیروی صرف از یک استراتژی ازپیش‌تعیین‌شده که ممکن است از ابتدا موفقیت‌آمیز نباشد، می‌توانند به طور مداوم اولویت‌ها را بازتعریف کنند و اطمینان حاصل کنند که از منابع موجود به بهترین نحو استفاده می‌شود.
راه‌اندازی کارزار روابط‌عمومی چابک
شروع استراتژی کارزار روابط‌عمومی چابک، نیازمند درک عمیق عناصر کلیدی آن و ادغام شیوه‌های چابک است. با دنبال‌کردن یک رویکرد چابک و استراتژیک، می‌توانید یک کارزار روابط‌عمومی موفق داشت و نتایج تأثیرگذاری به دست آورد.
مراحل کلیدی راه‌اندازی کارزار روابط‌عمومی چابک:
۱. تعریف اهداف روشن:
به دنبال چه چیزی هستید؟ آیا می‌خواهید آگاهی از برند را افزایش دهید، ترافیک را هدایت کنید یا لید (سرنخ) تولید کنید؟ درهرصورت، مطمئن شوید که اهدافی را تعیین می‌کنید که خاص (Specific)، قابل‌اندازه‌گیری (Measurable)، قابل‌دستیابی (Achievable)، مرتبط (Relevant) و زمان‌بندی‌شده (Time-bound) باشند (اهداف SMART).
۲. پژوهش در مورد مخاطبان هدف:
مخاطبان شما چه کسانی هستند؟ کجا زندگی می‌کنند؟ چگونه رفتار می‌کنند؟ چه چیزی آن‌ها را ترغیب می‌کند؟ با داشتن این اطلاعات، می‌توان مطمئن شد که پیام برای مخاطبان هدف مناسب است.
۳. ساخت تیم‌های چند تخصصی:
عملکرد چابک را در تیم تقویت کنید و اطمینان حاصل کنید که همه با آن آشنا بوده و با اهداف کارزار همسو باشند.
۴. برنامه‌ریزی چابک:
برای برنامه‌ریزی کارزار خود، روش‌های چابک مانند اسکرام یا کانبان را اتخاذ کنید. کارزار را به وظایف کوچک‌تر تقسیم کنید. وظایف را بر اساس اهمیت اولویت‌بندی کنید و با تعیین ضرب‌الاجل به اعضای تیم اختصاص دهید.
۵. تعیین اسپرینت‌ها (Sprint):
زمان‌بندی کارزار خود را به اسپرینت‌ها مشخص (دوره‌های زمانی کوتاه) تقسیم کنید. در طول هر اسپرینت، روی تکمیل کارهای اولویت‌دار تمرکز کنید و درعین‌حال، ارتباط و همکاری مؤثر را در تیم تضمین نمایید.
۶. جلسات کوتاه روزانه:
روز کاری خود را بازآرایی کنید و مطمئن شوید که هر روز حداقل ۱۵ دقیقه برای برگزاری جلسات کوتاه با تیم خود جهت بحث در مورد پیشرفت، وقت می‌گذارید. این جلسات جایگزین مستندسازی پیچیده می‌شوند و به همه امکان می‌دهند در مسیر باقی بمانند.
۷. نظارت و ارزیابی پیشرفت:
پس از شروع کار، شاخص‌های کلیدی عملکرد (KPIs) را به‌دقت زیر نظر داشته باشید. بازخورد ذی‌نفعان خود را جمع‌آوری کنید، داده‌ها را تجزیه‌وتحلیل کنید و از آن بینش‌ها برای بهینه‌سازی استراتژی‌های خود در مراحل بعدی استفاده کنید. برای ساده‌سازی و کارآمدتر کردن این فرایند، استفاده از نرم‌افزارهای مدیریت عملکرد را در نظر بگیرید.
۸. تأکید بر بهبود تدریجی:
میل به بهبود باید در هستۀ همۀ کارهایی باشد که شما و تیمتان انجام می‌دهید. همکاران خود را تشویق کنید تا ایده‌ها و آموخته‌های خود را از هر اسپرینت به اشتراک بگذارند و برای دستیابی به نتایج بهتر بر اساس آن‌ها عمل کنند.
۹. سازگاری و تغییر جهت:
برای بهره‌مندی از شرایط در حال تغییر، مراقب آخرین روندهای روابط‌عمومی و فعالیت‌های رقبا باشید. به‌محض وقوع تغییرات، تصمیمات به‌موقع بگیرید تا موفق شوید. این موضوع در کارزارهای روابط‌عمومی چابک نیز صادق است.
۱۰. ایجاد فرهنگ یادگیری:
بهبود تنها از طریق یادگیری امکان‌پذیر است، بنابراین تمایل همۀ افراد تیم به یادگیری ضروری است. در جلسات روزانۀ خود، موفقیت‌ها را جشن بگیرید، از شکست‌ها بیاموزید و اشتراک‌گذاری دانش را تشویق کنید.
