ابزارهای روابط عمومی ابزارهایی هستند که به کسب‌وکارها کمک می‌کنند تا با مصرف‌کنندگان، سرمایه گذاران و کارمندان ارتباط برقرار کرده و بر پیشرفت کمپین‌های روابط عمومی نظارت کنند. این ابزارها به شرکت‌ها در بازاریابی خدمات محصولات خود کمک می‌کنند و می‌توانند بر روی دید و شهرت کلی آنها تاثیر بگذارند.
امروزه دست‌اندرکاران روابط عمومی به ابزارهایی نیاز دارند که استراتژیک و تحلیلی باشند. خوشبختانه، منابع زیادی در دسترس هستند که به آنها در مدیریت وظایف، ساده‌سازی گردش کار، تجزیه و تحلیل داده‌ها، اشتراک‌گذاری ایمن اسناد و پیگیری عملکرد کمک می‌کنند. در اینجا نگاهی به برخی از بهترین موارد ضروری روابط عمومی امروزی می‌اندازیم.
پلتفرم مدیریت رسانه‌های اجتماعی
امروزه داشتن رسانه‌های اجتماعی برای هر کسی در روابط عمومی اجباری است، بنابراین یک پلتفرم مدیریت برای هر حرفه‌ای حوزه روابط عمومی حیاتی است. این ابزار به شما امکان می‌دهد تمام کانال‌های رسانه‌های اجتماعی خود را در یک مکان ردیابی کنید، پست‌ها را برنامه‌ریزی کنید، اشاره‌ها را نظارت کنید و با مخاطبان خود درگیر شوید. مثالهای زیادی برای این نوع پلتفرم‌های ارزیابی وجود دارد.
داشتن دیتابیس اطلاعات رسانه‌ها
یک پایگاه داده از اطلاعات تماس، رسانه و جزئیات ارتباط شما با اصحاب رسانه، کار شما را هنگام ارسال بیانیه‌های مطبوعاتی یا اخبار آسان‌تر می‌کند. اما، مهم است که آن را به خوبی سازماندهی و دائماً به روز کنید. جداول اکسل و گوگل شیت نیاز به تلاش زیادی برای به روزرسانی دارند. با این‌حال امروزه از دیگر ابزارهای موجود نیز برای به روزرسانی این اطلاعات می‌توان استفاده کرد. همچنین می‌توانید جداول اکسل و گوگل شیت خود را به مرور توسعه و نیاز توسعه دهید اما به‌یاد داشته باشید این اطلاعات در مرور زمان می‌توانند ارزش خود را از دست بدهند و نه‌تنها کمکی به ارتباطات شما نکنند بلکه ارتباطات شما را با چالش مواجه کنند.
به‌طور مثال Prezly یک ابزار مدیریت تماس و تعامل است که نسخه مدرن ADREMA آنلاین است. این ابزار دارای ویژگی‌هایی مانند پیام‌های سفارشی، قالب‌های ایمیل قابل تنظیم و کمپین‌های ایمیل هدفمند با گزارش داخلی است که در برخی کشورها مورد استفاده قرار می‌گیرد.
سرویس نظارت و جستجوی اخبار
مدیریت آنلاین در روابط عمومی اولویت دارد. یک سرویس نظارت و جستجوی اخبار به شما کمک می‌کند تا از آنچه در مورد برند یا صنعت شما در اخبار گفته می‌شود مطلع شوید. نمونه‌هایی از این ابزارها توسط نهادهای بزرگ و کوچک در ایران استفاده می‌شوند. شرکت‌های ایرانی متعددی مثل «زلکا» و «هشتگ» ابزارهای ایرانی خوبی نیز در این سالها توسعه داده‌اند که مناسب با نیاز تیم خود می‌توانید بهترین ابزار را پیدا کنید.
ابزار تجزیه و تحلیل
ضرب‌المثلی وجود دارد که می‌گوید آنچه را که اندازه‌گیری نمی‌کنید نمی‌توانید بهبود بخشید. ابزارهای تجزیه و تحلیل برای هر کارمند روابط عمومی که می‌خواهد تأثیر کار خود را اندازه‌گیری کند ضروری است. انواع مختلفی از خدمات تحلیلی موجود است، از ابزارهای وب مثل گوگل آنالیتیکز تا ابزارهای استخراج و تحلیل داده رسانه‌های اجتماعی که میزان دسترسی و تعامل پست‌‌های رسانه‌های اجتماعی شما را اندازه گیری می‌کند.
همچنین توجه کنید در مسائلی که نمی‌توانید داده کمی استخراج کنید و ناچار به استفاده از داده کیفی هستید از اصول ارزیابی و پژوهش داده کیفی بهره بگیرید.
نرم افزار CRM
نرم افزار CRM یک نجات دهنده برای هر کسی است که نیاز به مدیریت مخاطبین و روابط خود دارد. این به شما کمک می کند لیست مخاطبین خود را پیگیری کنید، ایمیل‌ها و پیام‌های خودکار ارسال کنید و تماس‌ها و جلسات بعدی را برنامه ریزی کنید. باعث صرفه جویی در زمان و جلوگیری از استرس زیاد می‌شود.
حفاظت از حریم خصوصی
برای متخصصان روابط عمومی داشتن ابزارهای حفاظت از حریم خصوصی برای محرمانه نگه داشتن ارتباطات و کارشان اهمیت فزاینده‌ای پیدا می‌کند. بسیاری از خدمات حفاظت از حریم خصوصی در دسترس هستند، از خدمات ایمیل رمزگذاری شده تا ابزارهای اشتراک گذاری اسناد محافظت شده با رمز عبور. آنچه را که نیازهای شما را برآورده می‌کند انتخاب کنید و از اطلاعات محرمانه خود محافظت کنید.
نکته آخر
باید در نظر داشت که در حال حاضر، اینترنت هم از ابزارهای روابط عمومی غیر رایگان و هم از ابزارهای روابط عمومی رایگان برخوردار است. اینکه آیا به یک ابزار پولی یا رایگان نیاز دارید، کاملاً به نیازهای کسب‌وکار شما بستگی دارد. بنابراین، هنگامی که نوبت به انتخاب ابزار مناسب برای شرکت شما می‌رسد، مطمئن شوید که برنامه روابط عمومی را بر اساس هر میزان از نیازهای شرکت شما ارزیابی کرده‌اید.
با این حال، ابزارهای روابط عمومی یک راه حل مقرون به صرفه هستند که می‌توانند تعدادی از فرآیندهای مختلف را خودکار کنند. از آنجایی که این صنعت دائما در حال تحول است، صاحبان وبلاگ، اینفلوئنسرها، پاسخ‌دهندگان رسانه‌ها و سایر افراد نیز به طور فزاینده ای به برنامه‌های مختلفی را آزمایش می‌کنند که شاید پاسخ خوبی برای مسائل شما باشد همچنین در نظر داشته باشید می‌توانید ابزارهای خود را با استفاده از جداول هوشمند مثل گوگل شیت بسازید!
