هر سازمانی در طول فعالیت خود با بحران‌های مختلفی مواجه می‌شود که می‌تواند به حسن شهرت و کسب‌وکارش آسیب جدی وارد کند. برای محافظت از تصویر برند خود و به دست آوردن مجدد اعتماد عمومی، واکنش سریع و موثر برای شرکت‌ها ضروری است. استراتژی‌های ارتباطی مؤثر در بحران می‌تواند به حرکت سازمان‌ها در زمان‌های پرتلاطم کمک کند.
ارتباط شفاف و به موقع
یکی از مسائلی که رعایت آن در بحران‌ها اهمیت بالایی دارد، شفافیت و برقراری ارتباط در زمان درست است. مهم است که هدف سازمان برقراری ارتباط صادقانه و شفاف با ذی‌نفعان خود، از جمله مشتریان، کارمندان، سهامداران و عموم مردم، باشد. ضروری است که در مورد وضعیت، تاثیرات و خطرات آن، اطلاعاتی دقیق ارائه کنید. آگاه نگه داشتن ذی‌نفعان در بحران، نشان دهنده تعهد سازمان نسبت به بحران و اثرات آن است و البته برقراری ارتباط به موقع نیز به همین اندازه اهمیت دارد. سازمان‌ها باید تلاش کنند تا اطلاعات، به‌روزرسانی‌ها و گزاراشات جدید در مورد بحران را در دسترس همگان قرار دهند. پاسخ شفاف و سریع نسبت به بحران، نگرانی‌ها و شایعات را پیرامون برند کاهش می‌دهد و از انتشار اطلاعات نادرست جلوگیری می‌کند. استفاده از کانال‌های ارتباطی مختلف مانند بیانیه‌های مطبوعاتی، رسانه‌های اجتماعی و وب‌سایت‌های اختصاصی ارتباط بحران می‌تواند تضمین کند که اطلاعات به سرعت و موثر به مخاطبان مورد نظر می‌رسد.
همدلی و عطوفت
در طول یک بحران، مردم اغلب به دنبال اطمینان خاطر و حمایت هستند. سازمان‌هایی که همدلی و شفقت را در ارتباطات خود نشان می‌دهند، می‌توانند حس تفاهم و اعتماد را در بین ذی‌نفعان تقویت کنند. تصدیق تأثیر بحران بر افراد و جوامع و ابراز نگرانی واقعی می‌تواند به سازمان‌ها در برقراری ارتباط احساسی با ذی‌نفعان کمک کند. حمایت کردن از ذی‌نفعانی که تحت تاثیر بحران قرار گرفته‌اند، تعهد سازمان را نسبت به برقراری رفاه برای ذی‌نفعان نشان می‌دهد. این حمایت می‌تواند ارائه برنامه‌های کمکی، خطوط ارتباطی مستقیم یا سایر اشکال برنامه‌های حمایتی باشد که مناسب نیازهای خاص افراد آسیب‌دیده است. چنین کاری در مواقع بحران، نه تنها به تقویت ارتباط سازمان با ذی‌نفعانش می‌انجامد بلکه سازمان را به عنوان چهره‌ای مسئول و دلسوز در مواقع چالشبرانگیز و دشوار معرفی می‌کند.
آمادگی پیشگیرانه در برابر بحران
آمادگی برای مدیریت موثر بحران یکی از موارد کلیدی است. سازمان‌ها باید قبل از وقوع هر بحران، یک برنامه ارتباطی برای بحران تعریف کرده باشند. این برنامه باید نقش‌ها و مسئولیت‌های ذی‌نفعان کلیدی را مشخص کند. باید پروتکل های ارتباطی ایجاد کند و دستورالعمل‌هایی برای رسیدگی به انواع مختلف بحران‌ها ارائه دهد. با برگزاری منظم مانور بحران و جلسات آموزشی، سازمان‌ها می‌توانند آمادگی خود را در برابر بحران افزایش دهند. این تمرین‌ها به تیم اجازه می‌دهد تا استراتژی‌های ارتباطی بحران و پاسخ‌های خود را از پیش تمرین کنند و همچنین باعث می‌شوند تا نقاط ضعف سازمان در برنامه‌های بحران شناسایی شود تا به این ترتیب در جهت رفع آن‌ها قدم برداشته شود. هرچه یک سازمان آمادگی بیشتری برای رویارویی با بحران داشته باشد، در هنگام بروز بحران، عکس‌العمل سریع‌تر و موثرتری خواهد داشت.
مشارکت ذی‌نفعان و ایجاد روابط
ایجاد روابط قوی با ذی‌نفعان قبل از وقوع بحران، ارتباط با آن‌ها را در هنگام بحران موثرتر خواهد کرد. سازمان‌هایی که به صورت مستمر با ذینفعانشان در تعاملند و برای ساختن این بستر ارتباطی سرمایه‌گذاری می‌کنند، برای خود در میان ذینفعانشان اعتماد و اعتبار ایجاد می‌کنند. چنین کاری می‌تواند در زمان‌های چالشبرانگیز بسیار مفید واقع شود. ارتباط منظم با ذی‌نفعان از طریق کانال‌های مختلف به تقویت روابط مثبت برای سازمان‌ها کمک می‌کند. سازمان‌ها می‌توانند برای ایجاد این ارتباط مثبت از خبرنامه‌ها، رویدادها یا رسانه‌های اجتماعی استفاده کنند. گوش دادن همدلانه به نگرانی‌ها و بازخوردهای ذی‌نفعان، می‌تواند زاویه دید ارزشمندی برای سازمان ایجاد کند و به این ترتیب از تبدیل بسیاری از مسائل به بحران، جلوگیری کند. در هنگام بحران، این روابط از پیش ایجاد شده هستند که می‌توانند حمایت و درک ذی‌نفعان را برای سازمان به همراه داشته باشند. در چنین شرایطی، ذی‌نفعان در بحران، همدلانه در کنار سازمان می‌ایستند و برای یافتن راه‌حل به سازمان کمک می‌کنند.
